多年以來,國家檔案局會(huì)同相關(guān)部門出臺(tái)了眾多法規(guī)標(biāo)準(zhǔn),包括:環(huán)境保護(hù)檔案管理辦法、會(huì)計(jì)檔案管理辦法、審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定、高等學(xué)校檔案管理辦法、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)等,而對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè),更是屢屢提及:
2017年,《企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)指南》印發(fā),指出:企業(yè)數(shù)字檔案館(室)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)應(yīng)充分考慮檔案信息安全、保密的需要,盡量選擇技術(shù)上自主可控的設(shè)施設(shè)備。
2021年,《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》,明確提出要?jiǎng)?chuàng)新檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)方式,深入開展企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè),完成50家企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)試點(diǎn)。
2022年,國家檔案局啟動(dòng)檔案行業(yè)標(biāo)修訂,立項(xiàng)重點(diǎn)確定為以下三大領(lǐng)域:1、檔案信息化建設(shè)方面;2、檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)及實(shí)踐急需方面;3、采用國際標(biāo)準(zhǔn)、國外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)方面。
2024年,《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》公布,文件指出:加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能建設(shè),并與電子檔案管理信息系統(tǒng)相互銜接,實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的全過程管理。
歸檔效率低
文檔分散多部門、多系統(tǒng),易丟失,人工收集效率低,影響應(yīng)歸盡歸
整編難度大
檔案類別多、編號(hào)復(fù)雜,整編工作量大,人工處理成本高,更易出錯(cuò)
查詢速度慢
檔案查詢流程慢、文件無關(guān)聯(lián),搜索查閱周期長、不精準(zhǔn),影響業(yè)務(wù)
存用風(fēng)險(xiǎn)高
加密手段少、庫房無監(jiān)控、安全執(zhí)行不到位,檔案存貯利用風(fēng)險(xiǎn)難控
處理任務(wù)重
歷史存量檔案多,尤其紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理任務(wù)重,亟需智能化助力
業(yè)務(wù)集成難
檔案與項(xiàng)目、財(cái)務(wù)等系統(tǒng)沒有打通,業(yè)檔融合度低,影響歸檔與利用
數(shù)據(jù)分析少
檔案管理數(shù)據(jù)分析維度少,呈現(xiàn)不直觀,不利于決策支持與管理優(yōu)化
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提升檔案管理效率
與業(yè)務(wù)系統(tǒng)打通接口,線上實(shí)現(xiàn)全自動(dòng)歸檔,節(jié)省人工,提高效率。通過智能檢測(cè)、合規(guī)審核、自動(dòng)整編、流程審核、數(shù)據(jù)洞察等,提效管理,助力決策
規(guī)范檔案業(yè)務(wù)流程
符合國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),支撐管理制度流程E化,保障所有管理行為標(biāo)準(zhǔn)化;通過系統(tǒng)的輔助,進(jìn)一步規(guī)范檔案業(yè)務(wù)流程,讓檔案應(yīng)歸盡歸、管理全面合規(guī)
規(guī)避檔案存用風(fēng)險(xiǎn)
完整權(quán)限設(shè)計(jì)、審批制確保檔案歸檔、借出等環(huán)節(jié)責(zé)任到人,操作更合規(guī);庫房監(jiān)控、檔案脫敏、數(shù)據(jù)加密等多種方式,保障存用過程中的安全,降低風(fēng)險(xiǎn)
助力組織數(shù)智轉(zhuǎn)型
提升檔案數(shù)字化水平,充實(shí)企業(yè)數(shù)字化生態(tài),為轉(zhuǎn)型創(chuàng)新提供更多支撐;改善檔案管理數(shù)字化用戶體驗(yàn),形成數(shù)字檔案人人用的習(xí)慣,培養(yǎng)企業(yè)新質(zhì)生產(chǎn)力
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