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多行業(yè)政策倡導(dǎo),檔案數(shù)字化加速

多年以來,國家檔案局會(huì)同相關(guān)部門出臺(tái)了眾多法規(guī)標(biāo)準(zhǔn),包括:環(huán)境保護(hù)檔案管理辦法、會(huì)計(jì)檔案管理辦法、審計(jì)機(jī)關(guān)審計(jì)檔案管理規(guī)定、高等學(xué)校檔案管理辦法、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定(試行)等,而對(duì)檔案管理數(shù)字化建設(shè),更是屢屢提及:

2017年,《企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)指南》印發(fā),指出:企業(yè)數(shù)字檔案館(室)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)應(yīng)充分考慮檔案信息安全、保密的需要,盡量選擇技術(shù)上自主可控的設(shè)施設(shè)備。

2021年,《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》,明確提出要?jiǎng)?chuàng)新檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)方式,深入開展企業(yè)數(shù)字檔案館(室)建設(shè),完成50家企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館(室)建設(shè)試點(diǎn)。

2022年,國家檔案局啟動(dòng)檔案行業(yè)標(biāo)修訂,立項(xiàng)重點(diǎn)確定為以下三大領(lǐng)域:1、檔案信息化建設(shè)方面;2、檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)及實(shí)踐急需方面;3、采用國際標(biāo)準(zhǔn)、國外先進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)方面。

2024年,《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》公布,文件指出:加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能建設(shè),并與電子檔案管理信息系統(tǒng)相互銜接,實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的全過程管理。

傳統(tǒng)檔案管理方式面臨七大挑戰(zhàn)

越來越多的政企單位,將檔案管理信息化納入IT規(guī)劃中,通過數(shù)字化系統(tǒng)管理檔案,成為眾多組織的共識(shí),但各家水平不一。傳統(tǒng)檔案管理還有很多痛點(diǎn)亟需解決:
  • 歸檔效率低

    文檔分散多部門、多系統(tǒng),易丟失,人工收集效率低,影響應(yīng)歸盡歸

  • 整編難度大

    檔案類別多、編號(hào)復(fù)雜,整編工作量大,人工處理成本高,更易出錯(cuò)

  • 查詢速度慢

    檔案查詢流程慢、文件無關(guān)聯(lián),搜索查閱周期長、不精準(zhǔn),影響業(yè)務(wù)

  • 存用風(fēng)險(xiǎn)高

    加密手段少、庫房無監(jiān)控、安全執(zhí)行不到位,檔案存貯利用風(fēng)險(xiǎn)難控

  • 處理任務(wù)重

    歷史存量檔案多,尤其紙質(zhì)檔案數(shù)字化處理任務(wù)重,亟需智能化助力

  • 業(yè)務(wù)集成難

    檔案與項(xiàng)目、財(cái)務(wù)等系統(tǒng)沒有打通,業(yè)檔融合度低,影響歸檔與利用

  • 數(shù)據(jù)分析少

    檔案管理數(shù)據(jù)分析維度少,呈現(xiàn)不直觀,不利于決策支持與管理優(yōu)化

藍(lán)凌全棧信創(chuàng)數(shù)智化檔案管理平臺(tái)

藍(lán)凌全棧信創(chuàng)數(shù)智化檔案管理平臺(tái),以檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化及智能化為核心建設(shè)方向,覆蓋檔案收、整、存、用全業(yè)務(wù)流程場(chǎng)景,集成多業(yè)務(wù)系統(tǒng),支持紙電混合模式,適配國產(chǎn)化軟硬件,滿足中大型組織檔案管理數(shù)字化升級(jí)需求,助力組織打造新質(zhì)生產(chǎn)力。

藍(lán)凌全棧信創(chuàng)數(shù)智化檔案管理平臺(tái)7大特色

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檔案管理典型應(yīng)用

  • 檔案收集,線上線下皆高效
    滿足單份、多份及大批量文件收集需求,支持多種上傳方式。通過集成各類業(yè)務(wù)系統(tǒng),讓公文、人事、項(xiàng)目、財(cái)務(wù)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的文件可自動(dòng)歸檔到檔案系統(tǒng),減少人力成本
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  • 四性檢測(cè),確保歸檔更合規(guī)
    根據(jù)《DA/T 70-2018文書類電子檔案檢測(cè)的一般要求》要求,支持對(duì)檔案的真實(shí)性、可用性、安全性、完整性進(jìn)行檢測(cè),生成報(bào)告;自定義配置檢測(cè)項(xiàng),滿足企業(yè)個(gè)性化管理需求
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  • 檔案整編,自動(dòng)配置更省時(shí)
    系統(tǒng)可根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需求配置規(guī)則,實(shí)現(xiàn)自動(dòng)排序、自動(dòng)組件、組卷等功能;按實(shí)體管理規(guī)則進(jìn)行裝盒管理,降低檔案管理人員工作量;支持批量修改、條目合并、拆分等功能
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  • 實(shí)體管理,批量處理更輕松
    支持包括檔案盒狀態(tài)管理、上下架、條碼管理;支持在線打印各類標(biāo)簽,降低檔案管理人員工作量;具有剪切、排序、批量修改、批量上傳、批量下載等更多功能
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  • 庫房管理,數(shù)字孿生更智能
    覆蓋庫房日常管理(設(shè)備、溫濕度、安檢等記錄)、存放位置管理(位置索引,方便上下架)、虛擬庫房(可查看各全宗內(nèi)庫房及檔案存放情況),實(shí)時(shí)監(jiān)控更安全、管理庫房更便捷
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  • 檔案利用,搜索借用皆方便
    多種檢索方式,確保用戶快速找到檔案;借閱流程與OA集成,支持多種借閱類型(在線查閱、下載原文、借閱原件、領(lǐng)用原件);電子文件脫敏,支持雙文件存儲(chǔ)、涂改、水印等
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  • 檔案處理,智能提醒鑒定快
    系統(tǒng)會(huì)提前一個(gè)月(提醒時(shí)間可自定義)提醒檔案管理員,確保文件得到及時(shí)處理;對(duì)于無存檔價(jià)值的檔案發(fā)起銷毀申請(qǐng),自動(dòng)賦予“已銷毀”標(biāo)識(shí),銷毀的檔案不能檢索和利用
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  • 檔案統(tǒng)計(jì),數(shù)賦決策更科學(xué)
    藍(lán)凌平臺(tái)具備檔案移交統(tǒng)計(jì)、室藏統(tǒng)計(jì)、借閱統(tǒng)計(jì)、利用統(tǒng)計(jì)、電子容量統(tǒng)計(jì)等多維度統(tǒng)計(jì)分析能力,可根據(jù)全宗、分類、保管期限、日期等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析,助力決策更科學(xué)
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  • 數(shù)據(jù)大屏,檔案管理全掌控
    支持?jǐn)?shù)據(jù)多圖表可視化呈現(xiàn),包括數(shù)據(jù)看板、數(shù)據(jù)大屏等,讓數(shù)據(jù)分析更直觀,檔案庫存、利用情況等全面掌控,助力管理者決策與檔案管理工作持續(xù)優(yōu)化
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  • 檔案門戶,管、用全面高效
    普通用戶門戶,聚合檔案動(dòng)態(tài)、快捷入口、待辦事項(xiàng)、通知公告、編研成果等模塊;檔案管理員門戶,聚合數(shù)據(jù)總覽、歸檔情況、借閱情況、熱搜榜等模塊,方便檔案系統(tǒng)管理與運(yùn)營
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數(shù)智化檔案管理平臺(tái)標(biāo)桿客戶

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