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今麥郎食品股份有限公司成立于1994年,是集生產(chǎn)、銷售、研發(fā)于一體的現(xiàn)代化大型綜合食品企業(yè)集團(tuán),其產(chǎn)品覆蓋方便面、掛面、面粉、飲品等。公司是農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化國(guó)家級(jí)重點(diǎn)龍頭企業(yè),總部位于河北省邢臺(tái)市。公司將“產(chǎn)業(yè)報(bào)國(guó),造福社會(huì)”作為企業(yè)的崇高理念
隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)浪潮的涌現(xiàn),快消品企業(yè)迎來(lái)了數(shù)字化工具的時(shí)代,將其運(yùn)用于生產(chǎn)線、供應(yīng)鏈、資金鏈和信息流等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),以不斷提升產(chǎn)品技術(shù)含量、鞏固競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)、培養(yǎng)品牌忠誠(chéng)度,并在內(nèi)部管理和業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)中取得更高效的成果。
在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的浪潮中,合同作為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的核心環(huán)節(jié)愈加凸顯其重要性。作為貫穿業(yè)務(wù)全過程的紐帶,合同不僅僅承載著真實(shí)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),更是快消品企業(yè)運(yùn)營(yíng)中不可或缺的一環(huán)。
關(guān)鍵第一步,基于現(xiàn)狀找對(duì)問題
在面對(duì)銷售、生產(chǎn)等業(yè)務(wù)活動(dòng)時(shí),快消品企業(yè)常常面臨大量合同管理任務(wù),而由于行業(yè)特點(diǎn),合同業(yè)務(wù)場(chǎng)景復(fù)雜多樣,這使得優(yōu)化合同管理模式成為提升運(yùn)營(yíng)效率、應(yīng)對(duì)挑戰(zhàn)的關(guān)鍵措施。那么快消企業(yè)如何準(zhǔn)確分析自身現(xiàn)狀?如何抓住合同管理痛點(diǎn)?如何對(duì)癥下藥?如何達(dá)成為業(yè)務(wù)提效賦能?
這家國(guó)內(nèi)知名快消品企業(yè),產(chǎn)品持續(xù)暢銷20余年,銷售遍布全國(guó)并遠(yuǎn)銷50多個(gè)國(guó)家和地區(qū);旗下?lián)碛?0余家子公司,擁有先進(jìn)生產(chǎn)線近100條,生產(chǎn)的面食、飲品等產(chǎn)品備受消費(fèi)者喜愛。
在其長(zhǎng)期持續(xù)暢銷的背后,企業(yè)龐大的銷售網(wǎng)絡(luò)、廣泛的產(chǎn)品線和復(fù)雜的業(yè)務(wù)模式給合同管理帶來(lái)諸多挑戰(zhàn)。基于藍(lán)凌軟件對(duì)行業(yè)獨(dú)特業(yè)務(wù)需求的深刻理解、數(shù)字化合同管理成熟解決方案以及經(jīng)驗(yàn)豐富的服務(wù)團(tuán)隊(duì),該企業(yè)選擇攜手藍(lán)凌軟件升級(jí)合同管理系統(tǒng)。通過與企業(yè)的深入溝通,藍(lán)凌合同管理專家團(tuán)隊(duì)針對(duì)性分析其由于合同管理難、風(fēng)險(xiǎn)控制不足等問題:
1.大量合同管理:涉及到供應(yīng)商、分銷商、零售商等多個(gè)環(huán)節(jié),合同數(shù)量多、種類雜使得合同管理復(fù)雜而耗時(shí)。
2.差異化的合同要求: 采購(gòu)合同、分銷合同、物流合同等,每種合同都有其獨(dú)特的條款和條件,要求企業(yè)在管理過程中具備對(duì)各種類型合同的靈活處理能力。
3.繁瑣的合同條款: 企業(yè)合同中可能涉及到許多特殊的條款,如促銷政策、供應(yīng)鏈條款、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。這些復(fù)雜的合同條款需要被準(zhǔn)確理解、執(zhí)行和監(jiān)控,以確保企業(yè)能夠充分遵守合同要求。
4.供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn)管理: 快消品企業(yè)的生產(chǎn)通常依賴于復(fù)雜的供應(yīng)鏈,包括原材料采購(gòu)、生產(chǎn)、倉(cāng)儲(chǔ)和物流等多個(gè)環(huán)節(jié)。合同管理需要考慮供應(yīng)鏈中的各個(gè)節(jié)點(diǎn),以降低供應(yīng)鏈風(fēng)險(xiǎn),確保生產(chǎn)的持續(xù)和高效。
深入調(diào)研、配套設(shè)計(jì)、能力搭建
基于對(duì)企業(yè)合同管理現(xiàn)狀和痛點(diǎn)的準(zhǔn)確分析,藍(lán)凌軟件與該企業(yè)達(dá)成數(shù)字化合同管理共識(shí),藍(lán)凌合同管理咨詢專家對(duì)企業(yè)需求展開深入調(diào)研,包括組織機(jī)構(gòu)、合同類別、審批流程、合同相關(guān)平臺(tái)、合同范本5大模塊。調(diào)研中,圈定合同管理項(xiàng)目的組織實(shí)施范圍及主要參與崗位,對(duì)合同審批流程進(jìn)行全面梳理;明確企業(yè)合同總體分為8大類,即采購(gòu)類、銷售類、建設(shè)工程類、物流倉(cāng)儲(chǔ)類、租賃類、廢物處理類、勞務(wù)類、服務(wù)類。基于深入調(diào)研分析,藍(lán)凌設(shè)計(jì)了合同管理系統(tǒng)頂層架構(gòu)、業(yè)務(wù)架構(gòu)及項(xiàng)目計(jì)劃等,最終成功實(shí)施、培訓(xùn)、運(yùn)行。
該企業(yè)合同管理系統(tǒng)覆蓋合同準(zhǔn)備、合同擬定、合同審查、合同簽署、合同履約、合同歸檔等全業(yè)務(wù)階段,主要建設(shè)成果有:
合同管理門戶:集中合同待辦、待閱、已辦信息,匯集合同管理導(dǎo)航及合同統(tǒng)計(jì)圖表,以及履約、歸檔、查詢便捷入口。
合同起草:支持格式合同、非格式合同在線編輯,豐富合同范本庫(kù)、條款庫(kù)在線引用,自動(dòng)讀取識(shí)別填寫供應(yīng)商信息、標(biāo)的物信息、合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等。
合同統(tǒng)計(jì)分析:包含合同模版統(tǒng)計(jì)、簽約主體統(tǒng)計(jì)、合同狀態(tài)分布、收款及付款統(tǒng)計(jì)、合同完成率等多維度。
合同履約:實(shí)時(shí)跟蹤合同結(jié)算管理、履約階段驗(yàn)收、發(fā)票信息、收付款信息,智能化履約預(yù)警提醒。
合同卡片:將合同概覽、合同發(fā)起單、合同簽約方及標(biāo)的物、正文附件、合同執(zhí)行進(jìn)度及合同履約信息等匯于一頁(yè),便捷調(diào)閱各類合同信息。
電子簽章:提供高效、安全的數(shù)字簽署解決方案,加速合同流程、降低成本,確保法律合規(guī)性。
合同比對(duì):支持Word、PDF線上電子版間的差異比對(duì),支持表格中的內(nèi)容比對(duì),100%差異召回,增刪改高亮提示。
四大價(jià)值全面賦能業(yè)務(wù)發(fā)展
該企業(yè)合同管理系統(tǒng)的順利上線運(yùn)行,實(shí)現(xiàn)了合同管理標(biāo)準(zhǔn)化、流程化和數(shù)字化管理模式,加強(qiáng)對(duì)下屬單位的合同全流程管控,實(shí)現(xiàn)管控透明化。
1.加強(qiáng)內(nèi)部管控
建立標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)控合規(guī)性要求,明確各級(jí)責(zé)任,減少執(zhí)行偏差,不斷提升合同管理流程的標(biāo)準(zhǔn)化和科學(xué)化,降低公司的運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。
2.提高運(yùn)營(yíng)效率
全程電子化流程管理,全周期線上化管控,并進(jìn)行全程電子化留痕記錄, 既提升效率又保障合規(guī)性。
3.支持業(yè)務(wù)擴(kuò)張
可迅速為新收、新建企業(yè)提供合同支撐,實(shí)現(xiàn)對(duì)新企業(yè)合同的支持和管控,從而支撐集團(tuán)業(yè)務(wù)的快速擴(kuò)張。
4.數(shù)據(jù)系統(tǒng)互聯(lián)
通過集中化的合同平臺(tái)的系統(tǒng)實(shí)施,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)全程共享,挖掘高價(jià)值信息支撐高效分析,未來(lái)發(fā)揮數(shù)據(jù)中心價(jià)值。
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